Sin duda, son muchos los factores que influyen en la buena marcha de un centro escolar. No obstante, si se conocen con antelación será más sencillo tomar medidas y decisiones acertadas.
En nuestra opinión, el control presupuestario es una de las herramientas de gestión que más ayuda a conocer la marcha de nuestro Colegio.
Pensemos en la palabra “Planificar “. Por ejemplo, planificar una ruta en el GPS te puede informar sobre la hora de llegada, las rutas alternativas, los atascos, el tiempo, … En una organización sucede lo mismo. Puede que ya conozcas el camino, o más bien que creas que conoces el camino, pero si lo planificas y le haces un seguimiento, los imprevistos y las desviaciones serán más fáciles de corregir.
5 razones para elaborar un presupuesto
- Conocerás mejor la composición de tus ingresos y gastos.
- Te ayudará a planificar la tesorería y evitar, o al menos anticipar, la escasez de efectivo.
- Mejorarás el resultado económico final. Al calcularlo con anticipación, podrás tomar medidas para corregirlo de forma continuada.
- Te ayudará a conocer aún mejor tu organización, y cómo afecta su estructura y funcionamiento a los resultados.
- Cuando descubras su utilidad real, te preguntarás por qué has estado tanto tiempo sin él.
¿Por dónde empezar?
Lo importante es empezar. Si no se cuenta con ayuda externa o interna especializada, nuestra recomendación es empezar con un presupuesto sencillo, pero con la idea siempre de ir mejorando poco a poco.
Sigue la regla del 20/80 “Ley de Pareto”: de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas ( esto nos ayudará a centrar el tiro).
Revisa los gastos que se hicieron en años pasados. Incluye estos, así como los incrementos previstos (posibilidad de aumentos de salario del personal o el aumento de las primas de seguros, por ejemplo). Redactar un presupuesto es difícil, pero el llevar registros fiables hará la tarea mucho más fácil.
Seguimiento
No tendría sentido el habernos esforzado en elaborar un presupuesto y luego no darle seguimiento, ya que, tan importante como la elaboración de un presupuesto es su seguimiento. Compara mensualmente las cifras previstas con los datos reales de tus cierres contables. Analiza las desviaciones, y propón medidas correctoras, y sobre todo, trata de llegar a la causa raíz del problema.
Reúne al Comité de Dirección para analizar distintos enfoques. ¡Revisa y actualiza tus previsiones, es algo vivo! . Por último, es muy interesante combinar el control presupuestario con el de costes a través de la contabilidad analítica y con las herramientas de gestión de la información que permitan un análisis avanzado: ERP, Business Intelligence,…
Apóyate en expertos
En EIM Consultores llevamos más de 15 años acompañando a las Instituciones Educativas en sus procesos de transformación. Si quieres que te ayudemos a mejorar o a implementar el Control Presupuestario en tu organización y, en definitiva, a cambiar la forma de gestionar la administración, implantando las técnicas que utilizan las grandes empresas, no dudes en contactar con nosotros.
Pablo de las Heras
Consultor Senior
EIM Consultores
